Рассылки клиентам

Отправляйте клиентам письма со своего почтового ящика: акты, счета, уведомления. Письма уходят с вашего адреса, а к каждому можно приложить свой файл из карточки клиента.

Где найти

Сайдбар → Маркетинг → Рассылки, правая колонка Разовые (слева там же сценарии). Показаны последние 20 рассылок, остальные по ссылке Показать все рассылки. Для каждой видно: тему, ящик или сервис, статус и сколько писем отправлено. Чтобы делать рассылки, подключите ящик: Почтовые ящики, либо администратор должен подключить сервис рассылок (Админ → Сервисы рассылок). Ящик при этом не нужен. Рассылки доступны менеджерам и выше.

Как сделать рассылку

1. Нажмите Новая рассылка.
2. Кому. Отметьте клиентов. Список можно отфильтровать по статусу, продукту и тегу, найти по названию или email. У клиентов без email галочки нет — им письмо не уйдёт.
3. Что отправляем. Выберите, Откуда отправлять (свой ящик или сервис рассылок), введите Тему и Текст письма. Кнопками Имя клиента, Полное название, Менеджер, Организация вставьте подстановки — в каждом письме они заменятся на данные этого клиента (например, «Здравствуйте, {имя клиента}!»). Подстановки работают и в теме.
4. Файлы. Выберите, как приложить файл (см. следующий раздел), или оставьте Без вложений.
5. Нажмите Создать черновик и проверить.

Тему и текст письма можно сохранить как набросок: кнопка Сохранить как набросок запоминает их для всей организации. Потом набросок выбирается в списке Набросок (корзина рядом удаляет набросок).

Дизайн письма выбирается в поле Шаблон письма (дизайн): там карточки с превью всех шаблонов организации. Нажмите на карточку, чтобы выбрать шаблон, или на первую карточку, чтобы написать свой текст в редакторе.

Файлы к письмам

Файл берётся из папки клиента: в карточке клиента на вкладке «Файлы» создайте папку, например «Акты», и положите в неё файл. При рассылке укажите название папки — у каждого клиента будет взят последний файл в его папке с таким названием. Так каждому клиенту уйдёт свой акт или счёт.

Загрузить файлы пачкой

Если файлы лежат на вашем компьютере, выберите Загрузить файлы пачкой и укажите сразу все файлы, например все акты за месяц. HubNext подберёт клиента к каждому файлу по названию, покажет таблицу для проверки и разложит файлы по папкам клиентов.

1. Укажите название папки (по умолчанию «Акты»).
2. Нажмите Выбрать файлы и выберите файлы.
3. Проверьте таблицу: у каждого файла видно найденного клиента и статус. Если клиент подобран неверно или не найден, выберите нужного в списке. Файл, который не нужен, оставьте с пунктом — пропустить —.
4. Нажмите Сохранить файлы и выбрать клиентов. Файлы сохранятся в папку каждого клиента, а сами клиенты отметятся в списке получателей. Рассылка продолжится с режимом «файл из папки клиента».

Статусы в таблице:

• Найден — клиент подобран автоматически.
• Выбран вручную — вы выбрали клиента сами.
• Несколько вариантов — подошло несколько клиентов, выберите нужного вручную.
• Не найден — клиент не подобран. Выберите его вручную или пропустите файл.
• Дубль — для одного клиента выбрано несколько файлов. Оставьте один, остальные пропустите: пока есть дубли, сохранить нельзя.

Как подбирается клиент

HubNext ищет клиента в таком порядке и останавливается на первом совпадении:

1. Код клиента в названии файла (вид cll_1a2b3c4d).
2. ИНН/БИН клиента: число из карточки клиента (поле «Налоговый номер» в блоке оплаты и документов), которое есть в названии файла отдельным числом.
3. Название клиента целиком в названии файла. Если подходят несколько, выбирается самое длинное название.
4. Название файла целиком внутри названия клиента.
5. Слово из названия клиента, которое встречается только у одного клиента организации (например, «Voyager» или «Кочевник»).

Кириллица и латиница считаются одинаково: файл «Акт Кочевник.pdf» найдёт клиента Kochevnik.kg.

Какие файлы можно прикладывать

Подходят обычные форматы вложений: PDF, Word (doc, docx), Excel (xls, xlsx), PowerPoint (ppt, pptx), изображения (png, jpg, gif, webp), архивы (zip, rar, 7z) и текстовые файлы. Размер одного файла — не больше 50 МБ. Файл другого формата не загрузится, а причина покажется рядом.

Проверка и отправка

Черновик ничего не отправляет. На странице рассылки видно, кому и с каким файлом уйдёт письмо: сверху счётчики, ниже — таблица клиентов.

• Кнопка с глазом открывает Предпросмотр письма для выбранного клиента — с уже подставленными данными и названием файла.
• Если у части клиентов нет файла в папке, появится предупреждение: письмо уйдёт им без вложения. Нажмите Убрать клиентов без файла, чтобы исключить их.
• Крестик рядом с клиентом исключает его из рассылки.
• Тест мне отправляет письмо на ваш адрес — так вы увидите его глазами клиента. Перед первой рассылкой с ящика тест обязателен.
• Отправить запускает рассылку после подтверждения.
• Если в теме или тексте остались заглушки вроде [СТАТУС] или [ДАТА И ВРЕМЯ] (так размечены системные шаблоны), HubNext покажет их список и спросит, отправлять ли письмо всё равно. Обычно лучше вернуться и заменить их.

Ограничения

• Не больше 500 получателей за одну рассылку. Для большего числа клиентов сделайте несколько рассылок.
• Письма уходят по одному, с паузой в несколько секунд, и не чаще лимита Писем в час вашего ящика (по умолчанию 100, меняется в настройках ящика). Так хостер не заблокирует ящик за массовую отправку.
• Рассылку на 150 клиентов можно оставить — она дойдёт сама, окно держать открытым не нужно.

После запуска

На странице рассылки статусы по каждому клиенту обновляются сами: В очереди, Отправлено, Ошибка, Пропущено. Для ошибки показана причина (например, неверный пароль ящика или превышен лимит хостера). Нажмите Повторить неудачные, чтобы отправить их ещё раз, или Отмена, чтобы остановить оставшиеся письма.

Отписка от рассылок

У каждого почтового адреса клиента, контакта клиента и лида есть Статус почты: Общий (по умолчанию), Подписка и Отписка. Меняется в карточке рядом с полем email (у контакта — в окне редактирования). Письма не отправляются только адресам со статусом Отписка: в рассылке и в сценарии такой получатель получает статус Пропущено с причиной «отписался от рассылок».

Письма, которые уходят через Infobip, получают внизу ссылку Отписаться от рассылки. Если человек перешёл по ней и отписался, его адрес автоматически получает статус Отписка, и новых рассылок он не получит. Если вы поставили в тексте свою ссылку отписки, повторно она не добавляется.

Языки в рассылке

Если выбранный шаблон письма существует на нескольких языках, каждый получатель получит версию на своём предпочитаемом языке (поле в карточке клиента или лида). Если версии на его языке нет или язык не указан — версию по умолчанию.

• Под выбором шаблона появляется блок Темы по языкам: тему можно задать отдельно для каждой языковой версии. Пустое поле — тема как у версии по умолчанию (основная тема рассылки).
• Под ним видно, на каких языках уйдёт письмо и сколько получателей на каждом, и предупреждение, если у части получателей нет версии на их языке.
• Письмо и темы фиксируются при создании рассылки: правка шаблона позже уже созданную рассылку не меняет.

См. также

• Почтовые ящики
• Клиенты