Сценарий сам отправляет клиентам письма по событию или по расписанию: например, «когда создана сделка — отправить письмо, подождать 3 дня, а если менеджер такой-то — отправить напоминание». Кроме писем он умеет ставить дела менеджеру, менять статусы, ставить теги и уведомлять сотрудников. Один раз настроили, дальше он работает без вас.
Где найти
Сайдбар → Маркетинг → Рассылки, левая колонка Сценарии (активные сверху). Там же кнопка Новый сценарий (синяя). Разовая рассылка по списку клиентов делается отдельной кнопкой Новая рассылка (оранжевая): см. Рассылки клиентам. Сценарии доступны менеджерам и выше.
Как создать сценарий
- Нажмите Новый сценарий, введите Название и выберите тип запуска: По событию, Вход в аудиторию или По расписанию.
- На странице сценария настройте Когда запускать: - По событию. Выберите событие: Создана сделка, Сделка перешла в статус, Создан лид, Создан клиент, Лид перешёл в статус, Клиент перешёл в статус, Сделка зависла (нет действий N дней), Нет активности по клиенту N дней. Дополнительно можно ограничить статусом, менеджером или типом клиента. Для последних двух событий укажите Дней без действий: проверка идёт раз в 10 минут. «Сделка зависла» относится к открытым сделкам (новая, в работе, переговоры), «Нет активности по клиенту» к клиентам со статусом «Активный». - Вход в аудиторию. Отметьте одну или несколько сохранённых аудиторий. Сценарий запустится для клиента или лида, который вошёл в аудиторию уже после запуска сценария (например, получил тег VIP). Кто состоял в аудитории на момент запуска, сценарий не запустит. Проверка идёт раз в 10 минут. Если человек вышел из аудитории и вошёл снова, повторно сценарий пройдёт только при включённой галочке Запускать при каждом новом входе. Если в сценарии есть письма, человек без email входит в сценарий, когда у него появится адрес. - По расписанию. Укажите день недели, время, при желании число месяца и месяц. Сценарий запустится в это время для клиентов из блока Аудитория.
- Для расписания задайте Аудиторию: поиск, статус клиента, продукт, тег. Кнопка Проверить аудиторию покажет, сколько клиентов подходит и у скольких есть email.
- Соберите Шаги (см. ниже) и нажмите Сохранить.
- Нажмите Запустить. Пока сценарий не запущен, он ничего не отправляет.
Шаги
- Отправить письмо. Выберите, чем отправлять (свой почтовый ящик или Infobip, если он подключён), кому (контрагент события, конкретный клиент или клиент из аудитории), Тему и Текст письма. Подстановки вида
{client_name}заменяются данными клиента. - Подождать. Пауза в часах или днях перед следующим шагом.
- Дело менеджеру. Создаёт дело в «Делах» менеджера объекта (если менеджера нет или он отключён, то автора сценария) или конкретного сотрудника. Заполните Заголовок дела и Срок, дней (0 значит сегодня). Если речь о клиенте, дело привязывается к нему.
- Сменить статус. Меняет статус сделки, лида или клиента на выбранный и записывает это в историю. Пункт доступен, когда сценарий работает с одним видом объектов: если в аудитории и лиды, и клиенты вместе, смены статуса не будет.
- Тег. Ставит или снимает тег из CRM-облака.
- Уведомить сотрудника. Отправляет сообщение менеджеру объекта или конкретному сотруднику: колокольчик, почта и Telegram по его настройкам уведомлений.
- Условие. «Если менеджер / статус / тип клиента / сумма сделки / есть тег / есть продукт / есть email...». У условия две ветки, Да и Нет, в каждой свои шаги. Пустая ветка просто завершает сценарий для этого клиента.
В заголовке и тексте шагов-действий работают подстановки: {name} (клиент или лид), {deal} (название сделки), {status}, {amount}, {manager} и {link} (ссылка на объект).
Шаги-действия выполняются от имени автора сценария: в истории объекта изменение будет записано на него. Изменения, сделанные самим сценарием, не запускают другие сценарии, поэтому «зациклиться» они не могут. Перед запуском HubNext предупреждает, что сценарий будет менять данные.
Обычно клиент или сделка проходит сценарий только один раз: повторные события его не запускают. У сценария по расписанию можно включить галочку Повторять при каждом запуске, тогда при каждом срабатывании расписания все клиенты аудитории проходят его заново (например, «каждый понедельник напоминание»). У событий «Сделка зависла» и «Нет активности по клиенту» есть похожая галочка Повторять, если снова зависнет: если объект ожил, а потом снова завис, сценарий запустится заново. При включении HubNext попросит подтвердить: письма будут уходить повторно. Пока клиент ещё идёт по сценарию (например, ждёт), второй раз его не заведут.
Тихие часы
В блоке с названием у сценария есть поля Не отправлять с ... до .... Укажите, например, с 22:00 до 08:00: письма и уведомления сотрудникам, которые должны уйти в это время, уйдут сразу после окончания окна. Дела, теги и смена статусов не откладываются. Время считается по Алматы, как у расписания. Чтобы отправлять в любое время, нажмите Выключить.
Статусы и журнал
- Черновик — сценарий настраивается, ничего не отправляет.
- Активен — работает. Править нельзя: сначала нажмите Пауза.
- На паузе — новые запуски не начинаются, начатые стоят. После Возобновить пропущенное расписание не наверстывается.
- Завершён — окончательный статус, вернуть в работу нельзя.
Блок Статистика на странице сценария показывает, сколько было запусков, сколько писем отправлено и доставлено. Ниже, в блоке Запуски, видно, кто прошёл сценарий, на каком он шаге, что произошло последним (создана рассылка, нет email у получателя, условие выполнено и т.д.) и что с письмом (отправлено, доставлено, не доставлено).
Что важно знать
- Письма из сценария идут через обычную очередь рассылок: с учётом часового лимита ящика.
- У клиентов без email письмо пропускается, сценарий для них идёт дальше. Если в сценарии по расписанию нет писем, а только действия (теги, дела, статусы), клиенты без email тоже проходят его.
- Между шагами возможна задержка до минуты.
- Вложения из папки клиента работают только при отправке со своего ящика, Infobip их не поддерживает.
Языки
В шаге Отправить письмо шаблон выбирается карточкой с превью (первая карточка: свой текст без шаблона). Если выбран шаблон с несколькими языковыми версиями, письмо уйдёт на предпочитаемом языке клиента (запасной вариант — версия по умолчанию). В шаге появится блок Темы по языкам: тема для каждой языковой версии; пустое поле — основная тема шага. Версия выбирается в момент отправки.