Раздел Документы — журнал документов, которые вы отправляете и подписываете: договоры, счета, акты, доверенности, инвойсы, презентации, коммерческие предложения (компред). Он отвечает на вопрос «что отправили и на каком этапе». Система не разбирает содержимое документа: это наименование, приложенный файл, статус и ответственный.
Журнал
Откройте Библиотека → Документы в меню. В таблице: наименование, тип, статус, ответственный, клиент и дата смены статуса. Над таблицей:
- поиск по наименованию и клиенту (работает и кириллицей, и латиницей);
- фильтры Все статусы, Все типы, Все ответственные и Мои;
- флажок Закрытые — только для менеджеров.
Статус меняется прямо в строке журнала.
Как создать документ
- Нажмите Новый документ.
- Укажите Наименование, выберите Тип документа и Ответственный (по умолчанию вы).
- При необходимости найдите Клиент (начните вводить название) и приложите Файл.
- Нажмите Создать — откроется карточка документа.
Статусы
Черновик → Новый → Отправлен → Скан подписанный → Оригинал подписанный. Ещё есть статус Отменён. Статус меняется кнопками в карточке; каждая смена попадает в историю.
Карточка документа
- Файл: один на документ. Кнопка Заменить файл кладёт новую версию на место старой, Убрать файл удаляет файл из документа.
- Привязки: документ можно привязать к нескольким задачам и проектам, а также к статьям базы знаний (последнее — только редакторам базы знаний). Привязать можно только к тем задачам и проектам, к которым у вас есть доступ. Привязанные документы видны на вкладке Документы задачи, проекта и клиента.
- Комментарии: обсуждение документа, как у задач и клиентов.
- История: создание, смена статуса и ответственного, файл, привязки.
- Напомнить: создаёт дело с напоминанием. Такие дела собраны на вкладке Документы страницы Дела.
Уведомления
Ответственный и автор получают уведомления, когда документ назначили, сменился статус или появился новый комментарий (себе вы уведомление не получаете). Включить и выключить события можно в профиле, группа Документы; см. уведомления.
Папки
Документы можно раскладывать по папкам — например, «Визовый отдел», «Туристический отдел / Договоры с отелями», «Общее». Папки показаны полосой над списком: Все, сами папки и Без папки, рядом с каждой — число документов. Нажмите на папку, чтобы увидеть только её документы.
Папку выбирают при создании документа и в карточке документа (поле Папка). Документ лежит в одной папке. Глубже одного уровня папок нет — отдел можно написать в названии через «/».
Доступ. Если в папке никого не отмечено, она открыта всем сотрудникам. Если отмечены люди, папку и её документы видят только они и менеджеры организации. Документы без папки видны всем, как раньше. Папки со значком ограниченного доступа видите только вы, если у вас есть к ним доступ.
Создавать папки могут менеджеры и выше: синяя кнопка Новая папка рядом с Новый документ — введите название и нажмите Создать папку. Переименовать, выдать доступ и удалить папку можно на странице, которая открывается кнопкой Папки справа от полосы папок. При удалении папки её документы остаются, просто без папки.
Закрытые документы
Менеджер может нажать Закрыть документ: тогда его видят только ответственный, автор и менеджеры. Кнопка Открыть для всех снимает ограничение. Закрытые документы не видны другим ни в журнале, ни на вкладках задач, проектов и клиентов, а файл по прямой ссылке не открывается.
Права
Раздел доступен сотрудникам с ролью «Пользователь» и выше. Удалить документ может его автор и менеджеры.
Чтобы не потерять документ на этапе подписи, поставьте себе напоминание кнопкой Напомнить сразу после отправки.