Статьи в базе знаний создают и правят менеджеры и выше (роли «Менеджер», «Руководитель», «Администратор») и сотрудники, которых назначили редакторами. Правка сразу видна всем, без согласования. Остальные сотрудники статьи только читают.
Как создать раздел или статью
- Откройте Сайдбар → Библиотека → База знаний.
- Раздел: нажмите Новый раздел, введите Название, при желании выберите Тип и нажмите Создать.
- Подстатья: откройте нужную статью, нажмите Подстатья, введите название и нажмите Создать.
- Откроется редактор новой статьи.
Как править статью
Откройте статью и нажмите Править. В форме:
- Название и Тип (Справка, Инструкция, Правило или Без типа);
- Статус — Опубликована или Черновик. Черновик и всё, что внутри него, видят только редакторы;
- Краткое описание — показывается в карточке раздела и в результатах поиска;
- Родитель — где в дереве лежит статья (см. ниже);
- Текст — редактор с форматированием: заголовки, списки, таблицы, ссылки, картинки. Заголовки второго и третьего уровня автоматически собираются в Содержание статьи.
Нажмите Сохранить — изменения попадут в статью.
Чтобы статья не была видна, пока вы её дописываете, выберите статус Черновик, а когда закончите — Опубликована.
Перенос и порядок
- Перенос: в форме правки выберите другого Родителя или Верхний уровень (раздел). Статью нельзя перенести внутрь самой себя или своей подстатьи.
- Порядок: стрелки Выше и Ниже рядом с названием раздела на главной и в списке Подстатьи меняют порядок. Они есть только у редакторов.
История версий
Каждое изменение текста, названия или типа сохраняется как версия (до 50 последних на статью). Нажмите История в статье:
- В таблице видны Дата, Кто изменил, название и Размер версии.
- Открыть показывает старую версию с пометкой, что это не текущий текст. Статья при этом не меняется.
- Вернуть эту версию возвращает старый текст. Текущая версия при этом не теряется: она сама попадает в историю, так что откат можно отменить.
Смена только статуса (Опубликована ↔ Черновик) новой версии не создаёт.
Привязка документов
В блоке Связанные документы внизу статьи начните вводить название документа (достаточно двух символов, кириллицей или латиницей), выберите из списка и нажмите Привязать. Крестик справа отвязывает документ.
Привязать можно и из карточки документа: в блоке Привязки выберите тип Статья базы знаний и нужную статью. В карточке документа статья показана ссылкой, так что от договора или шаблона легко перейти к правилу.
Привязывать и отвязывать могут только редакторы. Читатели видят список связанных документов, если документ им доступен.
Удаление
Кнопка Удалить в статье. Если у статьи есть подстатьи, сначала перенесите или удалите их. Вместе со статьёй удаляются её привязки к документам (сами документы остаются).
Удалённую статью восстановить нельзя.
Редакторы
Менеджеры и выше правят всегда. Чтобы дать право правки другим сотрудникам, откройте главную страницу базы знаний (это может сделать менеджер или выше), в блоке Редакторы базы знаний отметьте сотрудников и нажмите Сохранить.
