Гостевой проект — это проект, в который можно пригласить внешних людей: заказчика, подрядчика, партнёра. Гость заходит по ссылке из письма, видит только этот проект и работает с задачами. Остальная организация для него закрыта.
Где найти
- Создать гостевой проект: Сайдбар → Задачи → Проекты → Новый проект, флажок Гостевой проект.
- Управлять гостями одного проекта: проект → вкладка Гости. Вкладка есть только у гостевого проекта и только у владельца проекта и администраторов.
- Все гости сразу: Сайдбар → Управление → Люди → кнопка Гости. Владелец видит гостей своих гостевых проектов, администратор — всех. Те же действия: выслать приглашение, сменить пароль, отозвать и вернуть доступ.
Как создать гостевой проект
Гостевые проекты создают менеджеры организации (и выше).
- Нажмите Новый проект.
- Заполните название и поставьте флажок Гостевой проект.
- Сохраните.
Гостевой проект всегда приватный. Превратить обычный проект в гостевой, как и гостевой в обычный, потом нельзя — флажок ставится только при создании.
Сотрудникам организации доступ к гостевому проекту выдаётся как обычно — на вкладке Доступ.
Как пригласить гостя
- Откройте проект, вкладка Гости.
- В блоке Пригласить гостя заполните Email, Телефон, Фамилия, Имя. Поле Организация (необязательно) можно оставить пустым.
- Нажмите Пригласить.
Гостю уходит письмо со ссылкой. Он переходит по ней, задаёт пароль и сразу попадает в проект. Регистрироваться отдельно не нужно.
Ссылка действует 5 дней и работает один раз. Если срок вышел, на вкладке Гости у приглашения будет статус Ссылка истекла — выберите Выслать приглашение, чтобы отправить новую.
Если адрес уже есть в системе — как сотрудник или как гость другого проекта — пригласить его нельзя. Укажите другой адрес. Один гость может быть только в одном проекте.
Что видит и делает гость
В меню гостя три пункта: Дашборд, Канбан и Выйти.
- Дашборд показывает три списка: Мои задачи, Задачи от меня и Наблюдаемые задачи — только по гостевому проекту.
- Канбан — доска задач этого проекта.
- Внутри проекта гость работает как обычный пользователь: создаёт задачи, комментирует, меняет статус, прикрепляет файлы, назначает исполнителем людей проекта.
Гость не видит другие проекты, документы, CRM, отчёты, список сотрудников организации и приватные комментарии. Исполнителя и упоминание (@) он выбирает только из людей своего проекта: владельца, участников с доступом и других гостей.
Если в организации настроен SLA, гость видит только основной SLA своих задач — в карточке задачи и по кнопке с секундомером на дашборде.
Свой пароль и профиль гость сам не меняет — это делает владелец проекта.
Управление гостями
На вкладке Гости у каждого гостя видны контакты, статус и дата последнего входа. Статусы: Приглашён, Ссылка истекла, Активен, Доступ отозван.
- Выслать приглашение — новая ссылка; прежние перестают работать.
- Сменить пароль (ссылкой) — для активного гостя: ему уходит ссылка, по которой он задаёт новый пароль.
- Отозвать доступ — гость сразу выходит из системы и больше не может войти.
- Вернуть доступ — для отозванного гостя: доступ возвращается, ему уходит новая ссылка для пароля.
Приглашения, повторные ссылки, отзывы и первый вход гостя записываются в Активность проекта.